Datenschutzhinweise gemäß Artikel 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung

Verarbeitung von Bewerbungsdaten innerhalb unseres Bewerbungstools

Ihre Daten werden ausschließlich auf Basis der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeitet. Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist ein wichtiges Anliegen, das bei allen Geschäftsprozessen berücksichtigt wird.

Dieser Datenschutzhinweis informiert Sie darüber, wie das Unternehmen Valeta GmbH mit personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Anbahnung Ihres Beschäftigungsverhältnisses zur Verfügung gestellt haben, innerhalb des Bewerbungstools umgeht. Sollten Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Bewerbungstools verarbeitet werden, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Valeta GmbH

Glarnerstrasse 2

79713 Bad Säckingen

Verarbeitung personenbezogener Daten

Grundsätzlich werden im Bewerbungstool die Daten gespeichert, die Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt haben. Dabei handelt es sich in der Regel um folgende Daten:

Personalien (wie Name und Vorname, Adresse),
weitere Kontaktdaten (wie E-Mail-Adresse, Telefon, Fax)

Darüber hinaus werden dabei die Daten verarbeitet, die Sie freiwillig über das Formular oder mit Ihren Bewerbungsunterlagen übermitteln. Das betrifft zum Beispiel folgende Daten:

Geburtstag und -ort
Familienstand und Staatsangehörigkeit
Berufs- und Ausbildungsdaten (wie Angaben zur Schul- und Berufsausbildung, Hoch- oder Fachschulausbildung, Fort- und Weiterbildung, Qualifikationen, Führerscheine)
Bewerbungsfoto
Gehaltsvorstellungen
Datum und Uhrzeit des Absendens sowie Ihre IP-Adresse
Referenzcode (automatisch)
sofern erforderlich: Abschriften von polizeilichen Führungszeugnissen, Abschriften aus dem Gewerbezentralregister sowie Auskünften von Behörden über Ihre Zuverlässigkeit (z. B. nach §34a Abs. 1a S. 3 GewO)
Korrespondenz im Rahmen Ihrer Bewerbung (bspw. Schriftverkehr mit Ihnen, E-Mails, Notizen aus Bewerbungsgesprächen oder Telefonaten)

Darüber hinaus werden ggf. auch Informationen verarbeitet, die in berufsbezogenen sozialen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn veröffentlicht sind, soweit dies gesetzlich zulässig und für eine Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist.

Daneben erheben und verarbeiten wir auch besondere Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO), soweit diese für eine Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich sind oder Sie uns diese zur Verfügung stellen. Dazu können Daten gehören, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, Gesundheitsdaten oder Angaben zum Familienstand, wie verheiratet oder Lebenspartnerschaft.

Zweck und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Beurteilung, ob eine Eignung für die ausgeschriebene Stelle vorliegt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, Art. 88 Abs. 1 DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG, § 611 a BGB.
Soweit Sie uns eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m Art. 88 Abs. 1 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG bzw. bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i.V.m Art. 88 Abs. 1 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG bspw. für die Speicherung Ihrer Daten in unserem Talentpool erteilt haben, erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten.

Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich hierzu bitte an die oben genannte Adresse (z. Hd. Datenschutzbeauftragter). Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, werden diese gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung zu dieser Datenverarbeitung widerrufen haben, sofern keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten besteht. Bitte beachten Sie, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO ggf. in Verbindung mit § 26 BDSG
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder eines Dritten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit dies erforderlich ist und sofern Ihre Interessen oder Grundrechte oder Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, unsere Interessen nicht überwiegen.

Empfänger Ihrer Bewerberdaten

Wir behandeln Ihre Daten ausschließlich vertraulich und machen diese nur solchen Personen und Stellen zugänglich, die für die Personalgewinnung und Einstellungsentscheidung zuständig sind (z. B. Personalabteilung, im Einzelfall relevante Entscheidungsträger) oder von Gesetzes wegen an der Einstellung beteiligt sind (z.B. Betriebsrat).

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Betriebs unseres Bewerbertools an unseren Dienstleister mana GmbH, Glückstrasse 10, 90763 Fürth, Deutschland. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Diese verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag und ist an unsere Weisungen gebunden.

Ihre Daten werden grundsätzlich nicht an andere Dritte außerhalb unseres Unternehmens weitergegeben. Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeiter sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren. Die Verarbeitung der Daten findet ausschließlich in der europäischen Union statt.

Sofern die Voraussetzungen vorliegen, werden Ihre Daten im Zuge der Beantragung von gesetzlichen Förderungen zur Aufnahme der Beschäftigung (z. B. §§ 88 ff. SGB III) an die zuständigen Stellen, z.B. die Bundesagentur für Arbeit, weitergegeben.

Speicherdauer Ihrer Bewerbungsdaten

Ihre personenbezogenen Daten, welche zur Anbahnung und Durchführung des Arbeitsverhältnisses verarbeitet werden, werden spätestens 3 Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht, sofern keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten besteht.

Sofern Ihre Bewerbung abgelehnt wird, werden wir Ihre personenbezogenen Daten 6 Monate nach der Ablehnung Ihrer Bewerbung gemäß § 15 Abs. 4 AGG, § 61b Abs. 1 ArbGG löschen.

Ihre personenbezogenen Daten, welche zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten verarbeitet werden, werden gelöscht, sobald das berechtigte Interesse von uns oder Dritten an der Datenverarbeitung nicht mehr besteht und weder Ihre schutzwürdigen Interessen, noch schutzwürdige Interessen von uns oder Dritten entgegenstehen. Schutzwürdige Interessen sind beispielsweise die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

Soweit Sie sich für den Talent Pool angemeldet haben und/oder für weitere Stellenangebote von uns offen sind speichern wir dafür ihre Daten für bis zu 24 Monate. Sie können sich jederzeit löschen lassen (bzw. diese Einwilligung widerrufen).

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, werden wir diese umgehend löschen, wenn Sie Ihre Einwilligung zu dieser Datenverarbeitung widerrufen haben, sofern keine gesetzlichen Pflichten zur weiteren Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten bestehen.

Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel das Eingehen eines Beschäftigungsverhältnisses ablehnen müssen.

Ihre Rechte

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung Ihrer Rechte nach der Datenschutzgrundverordnung, die sie uns gegenüber geltend machen können.

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen:

die Zwecke, für die diese Daten verarbeitet werden;
die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
wem gegenüber diese personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere wenn dies gegenüber Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen erfolgt;
falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten, die Sie betreffen oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung durch den/die Verantwortlichen;
das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Abs. 1 und 4 DSGVO stattfindet und – falls dies geschieht – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung auf Sie;
Werden personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, so haben Sie das Recht, darüber unterrichtet zu werden, durch welche geeigneten Garantien sichergestellt wird, dass die Bestimmungen der DSGVO auch bei diesen Empfängern eingehalten werden.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten verlangen, die Sie betreffen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten - auch mittels einer ergänzenden Erklärung - zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, dass Ihre Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

Die Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig;
Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
Sie legen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor;
Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung für Direktwerbung ein;
Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet;
Die Löschung der Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach europäischem oder deutschem Recht erforderlich;
Die Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

In folgenden Fällen dürfen Ihre Daten gemäß Art. 18 DSGVO nur eingeschränkt verarbeitet werden. Dies ist der Fall, wenn:

Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten, und zwar bis uns eine Überprüfung der Richtigkeit möglich ist;
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der Ihrer Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt werden, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder;
Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einlegen, und zwar solange, wie noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe für die Verarbeitung durch den/die Verantwortlichen gegenüber Ihren Interessen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen diese Daten lediglich gespeichert werden. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung ist dann nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats zulässig.

Ihre in diesem Zusammenhang erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Sie werden von den Verantwortlichen benachrichtigt, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO)

Ihre Daten sind nicht Gegenstand von Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung erfolgen (z. B. Profiling).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Werden Ihre Daten aufgrund eines berechtigten Interesses verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht, hiergegen Widerspruch einzulegen, wenn sich die Gründe hierfür aus ihrer besonderen Situation ergeben. In diesem Fall werden Ihre Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese Gründe müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder aber die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern wir Ihre Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten einlegen.

Nach Ihrem Widerspruch werden Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Für einen Widerspruch richten Sie lediglich formlos eine entsprechende Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt. Weitere verwaltungsrechtliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe, die Ihnen möglicherweise zustehen, bleiben hiervon unberührt.

Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen diese Daten lediglich gespeichert werden. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung ist dann nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats zulässig.

Ihre in diesem Zusammenhang erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Sie werden von den Verantwortlichen benachrichtigt, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

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